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Condiciones:

El cliente será responsable de la convocatoria y coordinación del evento. La Fundación se compromete a prestar los servicios cotizados y verificar su más alta calidad. Por lo tanto será responsabilidad DEL CLIENTE el asignar una persona para controlar el ingreso de las personas al evento y manejar al grupo según su agenda, si lo necesita solicitar este servicio con la Fundación. Por razones de seguridad, solicitamos dar aviso a la Fundación del número de personas invitadas así como los nombres y documentos de identidad de las personas encargadas de la organización interna y del control de ingreso de los invitados con 10 días de anterioridad al evento.

EL CLIENTE se responsabiliza del correcto uso de las instalaciones del Museo por parte de sus invitados, esto incluye el cuidado de las obras que están dentro del espacio seleccionado (donde se realizará la visita comentada) y las instalaciones generales (Corredores, Halles, Baños, etc.) Finalmente, no se instalará ningún tipo de material publicitario o muestras de producto dentro de las salas de la Colección de Arte del Banco de la Republica y las exposiciones temporales. Tampoco se utilizará el logo o el nombre del Banco de la República o de alguno de sus funcionarios para invitar al evento.

Las condiciones son las siguientes:

• Cumplir de forma cabal con el orden del día autorizado por el Banco a la Fundación.
• Asistir a las reuniones previas con el Personal del Banco de la República.
• Enviar con la antelación solicitada la información eléctrica de los equipos a instalar.
• Enviar con 10 días de anticipación al evento el listado del personal de montaje y equipos, información que no esté en este listado no puede ingresar.
• Asignar por lo menos a una persona para controlar el ingreso de las personas al evento y manejar el grupo de invitados según su agenda, siendo el responsable de hacer cumplir con el horario autorizado.
• Abstenerse de permitir el ingreso a las salas con bebidas o alimentos en la mano.
• Abstenerse de permitir fumar dentro de las instalaciones del Banco.
• Abstenerse de instalar equipos de amplificación dentro de las salas de exposición.
• Abstenerse de ingresar productos inflamables, combustibles, utilizar arreglos o decoración con velas.
• Abstenerse de permitir el ingreso de personal armado a las instalaciones en las que se llevará el evento.
• El Banco se reserva el derecho de interrumpir el evento y pedirle a su personal que coordine la evacuación de las instalaciones debido al incumplimiento de las normas anteriores o por razones de seguridad.
• Asumir la responsabilidad por los daños que se llegaren a causar a las obras de arte, las salas en las que se realice la visita comentada, así como de las instalaciones en las que se realice el cierre de la misma y en general de las demás instalaciones del Banco.
• En el caso de incumplir con los horarios establecidos de cierre de las 10 pm se incurrirá en una multa correspondiente al 50% del valor total del alquiler del espacio.

Si ustedes deciden realizar el evento, es necesario enviar una confirmación por escrito, firmada por su representante legal y en papel membretado del CLIENTE aceptando estas condiciones. También se deberá cancelar el 70% del valor total, quince días antes de comenzar el evento, que se entenderá como el valor de la reserva no reembolsable, asegurando el compromiso del cliente con la Fundación en cuanto a la ejecución del evento. El pago se hace directamente con la Fundación y puede ser a través de una transferencia o consignación a favor de ACOARTE-BR (NIT 830.079.913-0) en la cuenta corriente 0074 6999 7295, Banco Davivienda.